Нажмите "Enter", чтобы перейти к контенту

Основные сроки хранения документов в организации (архив)

Основные сроки хранения документов в организации (архив)

Срок хранения документов в организации регламентирован законом. Устанавливается он разным в зависимости от вида подлежащего хранению документа. В течение этого срока уничтожать хранящуюся документацию нельзя. О различиях в продолжительности сроков хранения пойдет речь в нашей статье.

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

  • Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Mission News Theme by Compete Themes.